Former ses salariés au Luxembourg : comment récupérer une partie des coûts de formation ?
Cofinancement de la formation professionnelle continue, frais éligibles, taux de 15 % et 35 %, plafonds, constitution du dossier, justificatifs, formations internes, externes et e-learning : le guide complet pour les entreprises
Former ses salariés représente souvent un investissement beaucoup plus important que le prix affiché par l’organisme de formation. Lorsqu’un collaborateur suit deux journées de formation, l’entreprise paie éventuellement le formateur, mais elle continue également à supporter son salaire pendant les heures où il ne produit pas directement pour l’entreprise. Il peut encore falloir financer un déplacement, un hôtel, des repas, le temps d’un formateur interne, une licence de formation à distance ou certains frais liés à la gestion de la formation.
Au Luxembourg, une partie significative de ces dépenses peut cependant entrer dans le dispositif public de cofinancement de la formation professionnelle continue.
Le principe général est particulièrement intéressant : une entreprise privée légalement établie au Luxembourg et y exerçant principalement ses activités peut, sous conditions, demander une aide correspondant à 15 % du montant annuel de son investissement éligible en formation. Cette aide est imposable. Pour certaines catégories de salariés, la participation applicable à leur coût salarial bénéficie d’une majoration de 20 points de pourcentage, ce qui peut porter le taux applicable à cette composante salariale à 35 %.
Mais il faut éviter une interprétation simpliste.
L’État ne rembourse pas automatiquement 15 % de toutes les factures portant le mot « formation ». Les dépenses doivent être éligibles, documentées et effectivement supportées par l’entreprise. Le plan de formation doit entrer dans le périmètre légal. Les participants doivent répondre aux conditions applicables. Les justificatifs doivent être conservés. Certaines formations réglementaires obligatoires sont exclues. L’investissement retenu est plafonné en fonction de la taille de l’entreprise. Enfin, une demande complète doit parvenir à l’INFPC dans le délai impératif prévu.
Pour une PME qui organise régulièrement des formations en langues, informatique, intelligence artificielle, management, comptabilité, sécurité, métiers techniques ou adaptation au poste de travail, les montants peuvent devenir suffisamment importants pour justifier une véritable politique de gestion des formations.
Ce guide SIMOURQ présente le fonctionnement du dispositif applicable en 2026, depuis la décision de former un salarié jusqu’à la constitution du dossier de remboursement.
Les informations réglementaires ont été vérifiées au 16 août 2026 principalement auprès de l’INFPC et de la plateforme officielle lifelong-learning.lu.
1. Le principe : l’État participe à l’investissement de formation de l’entreprise
Le Luxembourg considère la formation professionnelle continue comme un outil permettant d’adapter les compétences des salariés aux évolutions technologiques, économiques et organisationnelles.
Le dispositif public est administré dans un cadre où l’INFPC, Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue, instruit les demandes pour le compte du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enfance et de la Jeunesse. Après analyse qualitative et quantitative de la demande, l’INFPC transmet ses conclusions à une commission consultative. Celle-ci émet un avis, puis le ministre compétent décide de l’attribution de l’aide.
Il ne s’agit donc pas d’un crédit d’impôt automatique.
L’entreprise doit constituer une véritable demande de cofinancement.
Près de 2 000 demandes sont actuellement instruites chaque année par l’INFPC, ce qui montre que le dispositif est largement utilisé dans l’économie luxembourgeoise.
2. Combien l’État rembourse-t-il exactement ?
Le taux général est actuellement de :
15 % du montant annuel de l’investissement en formation retenu comme éligible
Cette aide est imposable.
Il faut insister sur trois mots : « investissement retenu comme éligible ».
Une entreprise peut avoir dépensé 50 000 € en formation au cours d’une année sans que l’intégralité de ces 50 000 € soit nécessairement retenue.
Certains frais peuvent être exclus.
Le plafond lié à la masse salariale peut intervenir.
Des justificatifs insuffisants peuvent également conduire à l’exclusion de certains montants.
L’aide définitive est donc calculée sur la base validée après instruction.
3. Exemple simple : 20 000 € de dépenses éligibles
Imaginons une PME qui réalise au cours de l’année 2026 un investissement éligible en formation de 20 000 €.
Dans le cas général :
20 000 € × 15 % = 3 000 €.
L’aide théorique serait donc de :
3 000 €
sous réserve de la vérification complète du dossier, de l’application du plafond correspondant à l’entreprise et de la décision du ministère.
Ce calcul permet déjà de comprendre pourquoi une entreprise qui consacre plusieurs milliers d’euros annuellement à la formation ne devrait pas négliger le dispositif.
4. Mais 15 % ne signifie pas seulement 15 % du prix de la formation
C’est l’un des aspects les plus intéressants du système luxembourgeois.
Le montant investi en formation ne se limite pas nécessairement à la facture de l’organisme qui donne le cours.
Parmi les dépenses éligibles figurent notamment les salaires des participants pendant les heures de formation, les salaires de certains formateurs internes, les factures et frais d’inscription des formateurs externes, ainsi que certains frais de déplacement, d’hébergement et de restauration.
Cela change complètement le calcul.
Supposons qu’un organisme facture 2 000 € pour une formation de deux jours suivie par cinq salariés.
L’investissement de l’entreprise ne correspond pas nécessairement uniquement à 2 000 €.
Le temps rémunéré des cinq salariés peut également constituer une partie du coût éligible.
C’est précisément pour cette raison qu’une bonne comptabilisation des heures de formation est essentielle.
5. Les entreprises qui peuvent bénéficier du dispositif
Le régime s’adresse aux entreprises du secteur privé légalement établies au Luxembourg et y exerçant principalement leurs activités.
Les formations concernées doivent viser des salariés affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise et liés à l’entreprise par un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée.
Une société ne peut donc pas simplement inclure dans la même demande n’importe quelle personne ayant participé à une formation : fournisseurs, indépendants extérieurs, connaissances du dirigeant ou personnes sans relation salariale entrant dans le dispositif ne peuvent pas être automatiquement traités comme les salariés couverts.
6. Pourquoi les très petites entreprises ne doivent surtout pas ignorer cette aide
Le plafonnement du montant de formation pris en considération est particulièrement favorable aux petites structures.
L’investissement en formation pouvant servir de base au dispositif est plafonné à :
20 % de la masse salariale pour une entreprise de 1 à 9 salariés
3 % de la masse salariale pour une entreprise de 10 à 249 salariés
2 % de la masse salariale pour une entreprise de plus de 249 salariés.
Cette différence est extrêmement importante.
Le législateur accepte donc proportionnellement un investissement beaucoup plus important en formation pour les très petites entreprises.
7. Exemple du plafond pour une entreprise de cinq salariés
Imaginons une entreprise de cinq salariés dont la masse salariale servant au calcul est de 250 000 €.
Elle appartient à la catégorie de 1 à 9 salariés.
Le plafond de l’investissement en formation est donc :
250 000 € × 20 % = 50 000 €.
Même si cette petite entreprise investit fortement pour former son équipe, elle dispose ainsi d’une marge de prise en considération nettement supérieure, proportionnellement à sa masse salariale, à celle d’une grande entreprise.
Cela peut être très intéressant lors d’une phase de transformation numérique ou de lancement d’une nouvelle activité nécessitant une montée en compétences rapide.
8. La majoration pour certaines catégories de salariés
Le régime comporte un mécanisme particulièrement intéressant dont de nombreuses PME ignorent l’existence.
La participation financière sur le coût salarial des participants peut être majorée de 20 points de pourcentage pour certains salariés. Le taux correspondant à cette composante salariale peut ainsi passer du taux de base de 15 % à 35 %.
Cette majoration concerne actuellement notamment deux situations.
D’une part, un salarié ne disposant pas d’un diplôme reconnu par les autorités publiques et ayant une ancienneté inférieure à dix ans.
D’autre part, selon la formulation officielle actuelle, un salarié disposant d’un diplôme reconnu ou d’une ancienneté supérieure à dix ans et âgé de plus de 45 ans à la date de début de mise en œuvre du plan de formation.
Il est essentiel de comprendre que ce taux renforcé ne transforme pas automatiquement l’intégralité du dossier en aide à 35 %.
La majoration vise le coût salarial des participants répondant aux critères concernés.
9. Exemple avec un salarié bénéficiant du cofinancement particulier
Supposons qu’une formation coûte à l’entreprise :
3 000 € de facture externe,
plus 2 000 € correspondant au coût salarial éligible du participant.
Dans un cas standard, les 5 000 € peuvent théoriquement entrer dans une base à 15 %, soit 750 €.
Mais si le salarié répond aux conditions du cofinancement particulier, la composante de 2 000 € de coût salarial peut bénéficier du taux renforcé de 35 %, tandis que la facture externe reste soumise au taux général de 15 %.
Le calcul théorique devient donc :
3 000 € × 15 % = 450 €
et
2 000 € × 35 % = 700 €.
Soit :
1 150 € d’aide théorique
au lieu de 750 € dans le scénario standard.
Ce type de calcul explique pourquoi il faut identifier correctement les caractéristiques des participants dans le dossier.
10. Premier grand poste éligible : le salaire des salariés en formation
Lorsqu’un salarié suit une formation pendant son temps de travail, son salaire représente un coût réel pour l’entreprise.
Le dispositif en tient compte.
Le coût salarial des participants est calculé à partir d’un coût horaire moyen multiplié par la durée de la formation et le nombre de participants. Le calcul du coût horaire se fonde sur les données figurant sur le certificat de masse salariale délivré par le CCSS et sur le nombre d’heures de travail annuel.
C’est un élément particulièrement intéressant pour les formations courtes suivies par plusieurs collaborateurs.
Une formation facturée seulement 1 500 € peut en réalité représenter un investissement beaucoup plus élevé lorsque dix salariés y participent pendant une journée entière.
11. Les listes de présence deviennent donc des pièces financières
La présence du salarié ne doit pas seulement être démontrée pour prouver qu’il a suivi le cours.
Elle justifie également le coût salarial déclaré.
La documentation officielle impose de justifier ces coûts par des listes ou attestations de présence. Les salariés relevant du cofinancement particulier doivent en outre être correctement identifiés dans les justificatifs correspondants.
Cette exigence a une conséquence pratique simple :
ne reconstruisez pas les listes de présence en mai de l’année suivante.
Le suivi doit être effectué au moment de chaque formation.
12. Deuxième grand poste : le formateur externe
Les coûts des formations réalisées par un organisme de formation agréé peuvent être éligibles.
La documentation officielle prévoit également les dépenses relatives à certains fournisseurs-formateurs et à la société mère dans les configurations prévues. Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration du formateur externe peuvent également être compris.
Il faut donc examiner le statut du prestataire avant de commander une formation.
Le fait qu’une personne sache enseigner un sujet ne signifie pas nécessairement que sa prestation répond automatiquement aux conditions du cofinancement.
13. Attention : les frais de consultant ne sont pas éligibles en tant que tels
La page officielle 2026 distingue explicitement les frais de formation des frais de consultant et précise que les frais de consultant ne sont pas éligibles dans ce dispositif.
Cette distinction peut parfois être subtile.
Imaginons qu’un expert intervienne pendant deux jours.
S’il fournit une véritable formation structurée éligible, le traitement peut correspondre à celui d’une formation.
S’il analyse votre entreprise et vous conseille sur votre stratégie, vous êtes davantage dans une prestation de consulting.
Le simple fait d’écrire « formation » sur une facture ne transforme pas une mission de conseil en action de formation.
14. Les formations dispensées par vos propres salariés peuvent également être prises en compte
Une entreprise n’est pas obligée de toujours acheter des formations externes.
Elle peut disposer en interne d’un salarié expérimenté capable de former ses collègues.
Le coût salarial d’un formateur interne occasionnel peut être intégré selon les conditions prévues. Son coût est calculé sur la base du coût horaire moyen multiplié par la durée de la session.
C’est particulièrement intéressant pour les entreprises possédant un savoir-faire métier interne très spécifique.
Un responsable expérimenté peut par exemple former plusieurs nouveaux collaborateurs aux procédures internes, à un logiciel spécifique ou à certaines méthodes professionnelles.
15. Une formation interne structurée doit généralement avoir au moins deux participants
Parmi les modes d’organisation admis figure la formation interne structurée dispensée par un salarié de l’entreprise à au moins deux participants.
Cela permet de distinguer une véritable action structurée de formation d’une simple explication informelle entre collègues.
Une entreprise souhaitant valoriser financièrement ses formations internes doit donc professionnaliser leur organisation : programme, dates, participants, durée, formateur, présence et objectif pédagogique.
16. L’adaptation au poste de travail peut également être éligible
Le dispositif reconnaît également certaines formations d’adaptation au poste de travail.
C’est un point très intéressant lors d’une nouvelle embauche, d’une mutation ou de l’introduction de nouvelles méthodes.
Cependant, cette catégorie possède des conditions particulières.
La durée est limitée à 80 heures par participant et par exercice, et seules les formations visant des salariés non qualifiés ou dont le diplôme n’est pas en relation avec l’activité exercée sont éligibles dans cette catégorie.
Ainsi, l’intégration d’un nouveau collaborateur ne doit pas être automatiquement déclarée intégralement comme formation d’adaptation.
Il faut vérifier que les conditions sont effectivement remplies.
17. Les formations e-learning sont admises
Le cofinancement n’est pas limité aux formations réalisées dans une salle physique.
L’e-learning peut être intégré au plan de formation.
Mais il faut prouver la participation.
Pour une formation à distance, l’entreprise doit notamment produire un « logfile » signé par le participant et contresigné par le responsable de formation ou le chef d’entreprise, comprenant le titre, les périodes d’accès et l’identité des participants. Lorsque le système ne permet pas techniquement ce document, un support fournissant des informations équivalentes doit être présenté.
Cette règle prend une importance considérable avec le développement des formations numériques et de l’intelligence artificielle.
Acheter cinquante licences e-learning ne suffit pas nécessairement.
Il faut pouvoir démontrer qui a réellement suivi quoi.
18. Les formations linguistiques ont une exigence documentaire particulière
Les formations en langues sont pleinement intégrées parmi les grandes catégories du plan de formation, mais la participation doit être précisément justifiée.
Pour les formations linguistiques, qu’elles soient suivies en présentiel ou à distance, individuellement ou en groupe, des certificats ou attestations de participation par salarié doivent être intégrés au dossier.
Une entreprise luxembourgeoise où les salariés suivent régulièrement des cours de français, allemand, anglais ou luxembourgeois devrait donc demander systématiquement ces attestations au prestataire.
19. Les frais de déplacement peuvent entrer dans le calcul
Les dépenses réelles liées à la formation peuvent comprendre certains frais de déplacement des participants ou formateurs internes.
La documentation cite notamment les déplacements en véhicule personnel ou professionnel, carburant, péage, taxi, bus, métro ou avion.
Les déplacements en voiture sont évalués selon le régime d’indemnité kilométrique auquel renvoie le dispositif officiel.
Cela peut devenir significatif lorsqu’une PME envoie plusieurs salariés suivre une formation en dehors de son lieu de travail habituel.
20. Hôtel et restauration peuvent également devenir des coûts de formation
Les frais réels d’hébergement et de restauration liés au projet de formation peuvent également être pris en considération dans les conditions du dispositif. La documentation officielle cite notamment l’hôtel, le petit-déjeuner, le restaurant, la petite restauration, les prestations de traiteur et certaines boissons.
Une formation de trois jours à l’étranger peut donc présenter un investissement éligible beaucoup plus important que son seul prix d’inscription.
Il faut naturellement conserver les justificatifs correspondants.
21. Les logiciels de gestion de la formation peuvent également être éligibles
Autre élément moins connu : certains coûts liés à un logiciel de « gestion de la formation » peuvent être inclus.
Le dispositif prévoit les frais d’acquisition ou d’amortissement de ce type de logiciel ainsi que la redevance annuelle.
Il ne s’agit pas de dire que n’importe quel abonnement informatique de l’entreprise peut être présenté comme frais de formation.
Il faut qu’il s’agisse réellement d’un outil correspondant à la gestion de la formation dans le cadre prévu.
22. Certaines cotisations à des organismes de formation sont admises
Les cotisations versées à certains organismes de formation lorsqu’elles reposent sur une convention collective ou un accord interprofessionnel peuvent également être prises en compte.
En revanche, les cotisations aux chambres professionnelles ainsi qu’à l’Association des Banques et Banquiers Luxembourg ne sont pas éligibles à ce titre.
C’est encore un exemple montrant que la catégorie comptable ou le nom de la dépense ne suffit pas : il faut examiner les règles spécifiques.
23. Le coût du réviseur d’entreprise peut être éligible
Lorsque la demande est examinée par un réviseur d’entreprise dans le cadre prévu, le coût de sa prestation relative à l’examen du dossier peut lui-même constituer un frais éligible.
Pour une PME avec un dossier très important ou complexe, ce point peut compenser partiellement le coût de la certification.
24. Même la constitution du dossier bénéficie d’un montant forfaitaire
La plateforme officielle indique actuellement que les frais de constitution du dossier de demande de cofinancement sont pris en charge à hauteur de :
500 €.
C’est un détail particulièrement intéressant pour les petites entreprises.
La préparation de la demande exige du temps administratif : classement, saisie, vérification, collecte des attestations, contrôle des factures et préparation des données.
Le dispositif reconnaît donc lui-même l’existence de ce coût de gestion.
25. Toutes les formations obligatoires ne sont pas traitées de la même manière
C’est un point où une simple phrase peut provoquer une erreur importante.
La documentation officielle précise que les formations rendues obligatoires par le législateur pour l’exercice d’une profession réglementée ne sont pas éligibles au cofinancement.
En revanche, une formation que l’entreprise elle-même décide de rendre obligatoire pour ses salariés peut être éligible si les autres conditions sont remplies.
Il faut donc distinguer :
« la loi m’oblige à suivre cette formation pour exercer la profession »
et
« mon entreprise exige cette formation pour garantir ses standards internes ».
Fiscalement et administrativement, ce ne sont pas les mêmes situations.
26. Les sept grandes catégories utilisées dans le dossier
Le formulaire officiel organise les actions de formation autour de sept grands thèmes : langues, informatique et bureautique, management et gestion des ressources humaines, finance/comptabilité/droit, qualité/ISO/sécurité, technique/métiers et adaptation au poste de travail.
Pour une entreprise, cette classification est particulièrement utile dès la création de son plan annuel.
Plutôt que de disposer d’un dossier intitulé simplement « formations 2026 », elle peut classer immédiatement chaque action dans la catégorie appropriée.
Cela simplifiera considérablement la préparation de la demande l’année suivante.
27. Le plan de formation doit exister avant le dossier de remboursement
Un bon système ne commence pas le 15 mai lorsqu’on réalise soudain que la date limite approche.
Il commence au début de l’année.
L’INFPC définit le plan de formation comme un outil permettant d’organiser qualitativement et quantitativement les projets destinés aux salariés, en s’intéressant notamment aux objectifs, au public, aux durées, aux formateurs et au budget. L’élaboration repose sur l’analyse des besoins, l’organisation des formations et l’évaluation de leur utilité dans le travail.
Pour une PME, un plan simple et sérieux peut donc être construit en janvier puis actualisé progressivement.
28. Comment identifier correctement les besoins de formation ?
Une entreprise ne devrait pas former parce qu’un catalogue de cours semble intéressant.
La formation doit répondre à un écart de compétences.
Un changement de logiciel peut exiger une formation informatique.
L’achat d’un nouveau POS peut nécessiter une formation du personnel de caisse.
L’introduction de l’intelligence artificielle peut nécessiter une formation aux outils numériques et à la protection des données.
L’ouverture à une clientèle internationale peut justifier des formations linguistiques.
Un nouveau responsable peut avoir besoin d’une formation en management.
Une évolution réglementaire peut rendre nécessaire une mise à niveau juridique ou comptable.
Cette méthode rend également le dossier beaucoup plus cohérent en cas d’examen.
29. La formation doit être liée à l’activité de l’entreprise
La formation professionnelle continue soutenue dans ce cadre vise l’adaptation, la réorientation ou la promotion professionnelle dans le contexte de l’entreprise. Le dispositif n’a pas pour objectif de financer n’importe quel intérêt personnel du salarié.
Une entreprise informatique peut parfaitement développer les compétences linguistiques ou managériales de ses équipes lorsque cela correspond à ses besoins professionnels.
Mais elle devra avoir plus de difficulté à justifier une formation totalement étrangère à son activité et au rôle du salarié.
30. Les preuves de paiement sont devenues particulièrement strictes
C’est un détail administratif extrêmement important.
Pour les dépenses externes, les factures et refacturations doivent être accompagnées d’une copie de l’extrait de virement.
Le simple cachet de la comptabilité et une signature sur la facture ne sont plus considérés comme une preuve de paiement suffisante.
Une entreprise doit donc conserver :
la facture
et la preuve bancaire correspondante.
C’est exactement le type de détail qui peut entraîner l’exclusion d’un coût parfaitement réel lorsque le dossier est mal préparé.
31. Ne payez pas vos formations sans créer immédiatement leur dossier numérique
Une bonne pratique consiste à ouvrir un dossier numérique dès la confirmation de chaque formation.
Il peut contenir la convention ou confirmation d’inscription, la facture, la preuve du virement, le programme, les dates, la liste des participants, les présences, les justificatifs de voyage et l’attestation finale.
Lorsque la demande doit être préparée plusieurs mois plus tard, l’ensemble est déjà disponible.
Cette méthode transforme un dossier administratif complexe en simple travail de consolidation.
32. Les certificats CCSS sont indispensables
La demande doit notamment comprendre le certificat renseignant sur la masse salariale ainsi que celui indiquant le nombre de salariés occupés au 31 décembre.
Le certificat de masse salariale doit couvrir douze mois et, pour une année complète écoulée, il devient disponible auprès du CCSS à partir du 15 février.
Ces certificats sont importants à plusieurs titres.
Ils servent notamment à déterminer les coûts horaires moyens des salariés et le plafond applicable en fonction de la taille et de la masse salariale de l’entreprise.
33. Une entreprise de plus de 15 salariés doit penser à sa délégation du personnel
La demande doit inclure, pour les entreprises concernées de plus de 15 salariés, l’avis et la note d’évaluation de la délégation du personnel.
Une entreprise qui dispose d’une délégation ne devrait donc pas découvrir cette exigence quelques jours avant l’envoi du dossier.
La politique de formation doit faire partie du dialogue social interne suffisamment tôt.
34. Le calendrier est basé sur l’année civile
La période d’éligibilité du plan de formation est actuellement strictement basée sur l’année civile :
du 1er janvier au 31 décembre.
Cela facilite en partie la compréhension du système.
Toutes les actions 2026 sont regroupées dans la demande correspondant à 2026, sous réserve de la règle particulière concernant certaines formations s’étendant sur plusieurs exercices.
35. Formation commencée en 2026 et terminée en 2027 : attention à la règle
Prenons une formation linguistique allant de septembre 2026 à juin 2027.
La plateforme officielle indique que lorsqu’une formation externe s’étend sur deux exercices, l’intégralité des frais est décomptée dans l’année de clôture du projet.
Ainsi, dans cet exemple, la facture du formateur externe et les heures des participants sont intégrées dans la demande correspondant à 2027, même lorsqu’une partie de la facture a été payée en 2026.
C’est un détail comptable très important.
Répartir automatiquement le coût entre les deux années pourrait conduire à une demande incorrecte.
36. Pour les formations 2026, la date limite est déjà connue
Le formulaire officiel publié pour les formations réalisées en 2026 indique actuellement une remise au plus tard le :
31 mai 2027.
La règle générale prévoit que la demande doit parvenir à l’INFPC dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice, au plus tard le 31 mai.
Aucune prolongation du délai n’est accordée.
Cette dernière phrase doit être prise au sérieux.
Le 1er juin est trop tard.
37. Une erreur de calendrier peut donc coûter toute l’aide annuelle
Imaginons une PME ayant dépensé 40 000 € éligibles.
Une aide générale théorique de 15 % représente 6 000 €.
Si le dossier arrive hors délai, ce n’est pas une petite pénalité de retard qu’il faut anticiper.
La plateforme officielle précise qu’aucune prolongation n’est accordée.
Le retard peut donc être économiquement beaucoup plus coûteux que le temps nécessaire pour préparer correctement le dossier.
38. Comment la demande est-elle déposée en 2026 ?
Le mécanisme actuel mérite une attention particulière parce qu’il n’est pas simplement un formulaire MyGuichet entièrement dématérialisé.
La plateforme précise que le dépôt physique direct n’est plus accepté. La demande accompagnée d’une clé USB ou d’un CD contenant le fichier Excel doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par colis disposant d’un suivi d’expédition à l’adresse de l’INFPC à Howald.
L’adresse indiquée actuellement est :
INFPC
Immeuble CUBUS C2
2, rue Peternelchen
L-2370 Howald.
Compte tenu de l’évolution possible des procédures, il est prudent de vérifier la page officielle avant l’expédition de chaque demande annuelle.
39. Le formulaire Excel est obligatoire
L’INFPC met à disposition le formulaire correspondant à chaque année de formation.
Pour les actions réalisées en 2026, le formulaire dédié est déjà publié sur lifelong-learning.lu avec la date limite du 31 mai 2027.
Les modèles de listes de présence sont eux-mêmes intégrés au formulaire.
Il est donc préférable d’utiliser dès le départ les supports officiels plutôt que de créer ses propres fichiers et tenter de tout convertir au dernier moment.
40. Que doit contenir concrètement la demande ?
La demande doit notamment permettre à l’INFPC de connaître les intitulés des formations, les dates, durées et lieux, le nombre de personnes formées, certaines informations sur leur sexe et leur qualification, l’identité des formateurs internes ou prestataires externes, le mode d’organisation et le décompte financier appuyé par les justificatifs correspondants.
Autrement dit, l’administration doit pouvoir reconstruire le plan de formation de l’entreprise.
Une facture isolée intitulée « Formation 2026 : 8 000 € » est insuffisante.
41. Le dossier doit être contrôlable formation par formation
Les pièces justificatives doivent être regroupées par catégorie et par projet de formation, sauf dans les configurations où intervient le mécanisme prévu avec un réviseur d’entreprise.
C’est une excellente règle d’organisation interne.
Chaque projet devrait être identifiable individuellement.
Par exemple :
Formation 2026-001 : Anglais professionnel
Formation 2026-002 : Excel avancé
Formation 2026-003 : Management d’équipe
Formation 2026-004 : Utilisation du nouveau POS
Formation 2026-005 : Intelligence artificielle appliquée au marketing.
Cette numérotation interne n’est pas présentée ici comme une obligation réglementaire mais comme une méthode simple pour réduire fortement les erreurs lors de la constitution du dossier.
42. Exemple complet de calcul pour une PME
Imaginons une société de huit salariés.
Sa masse salariale annuelle est de 350 000 €.
Comme elle appartient à la catégorie de 1 à 9 salariés, son investissement de formation est plafonné à 20 % de la masse salariale, soit :
350 000 € × 20 % = 70 000 €.
Durant l’année, elle organise plusieurs formations.
Factures de prestataires externes éligibles : 12 000 €.
Coût salarial éligible standard des participants : 8 000 €.
Coût salarial éligible de salariés bénéficiant du cofinancement particulier : 4 000 €.
Autres frais éligibles : 2 000 €.
L’investissement total est de 26 000 €, donc largement sous le plafond de 70 000 €.
Le calcul indicatif devient :
22 000 € soumis au taux général de 15 % = 3 300 €.
4 000 € de coûts salariaux particuliers à 35 % = 1 400 €.
Aide théorique :
4 700 €.
À cela s’applique naturellement toute validation ou correction résultant de l’examen officiel du dossier.
L’exemple permet surtout de montrer pourquoi il faut isoler correctement les salariés bénéficiant du régime renforcé.
43. Le cofinancement doit être considéré comme imposable
Le taux de 15 % est systématiquement présenté par l’INFPC comme une aide « imposable ».
Cela signifie que l’entreprise ne doit pas simplement considérer l’aide comme une réduction privée et invisible de la dépense.
Elle doit être traitée correctement dans sa comptabilité et dans sa fiscalité.
Le montant encaissé doit donc être communiqué au comptable afin qu’il soit enregistré conformément au traitement applicable.
44. Les chiffres réels montrent que les entreprises utilisent le dispositif
Les données les plus récentes mises en avant par l’INFPC indiquent que les entreprises bénéficiant du dispositif investissent en moyenne 1,5 % de leur masse salariale dans la formation.
Les salariés concernés suivent en moyenne 5,1 formations d’une durée moyenne de 3,2 heures, et l’aide publique moyenne s’établit à 162 € par salarié sur la base des données étudiées pour 2022.
Ces moyennes ne constituent évidemment pas une limite.
Une petite entreprise investissant fortement dans une transformation ou des compétences techniques peut présenter des montants très différents.
45. Formation à l’intelligence artificielle, au digital ou au POS : peut-elle entrer dans le dispositif ?
Le système ne fonctionne pas par liste commerciale de cours autorisés.
Il classe notamment les formations dans les domaines informatique/bureautique, technique/métiers, management, adaptation au poste de travail et autres grandes catégories officielles.
Une formation professionnelle à l’intelligence artificielle, à un outil numérique, à un logiciel de gestion ou à un environnement POS peut donc potentiellement relever du dispositif lorsqu’elle correspond réellement à l’activité professionnelle, est correctement organisée et respecte toutes les autres conditions.
Le point essentiel n’est pas que la technologie soit « moderne ».
C’est que l’action constitue réellement une formation professionnelle continue éligible.
46. Une formation donnée par le fournisseur d’une machine ou d’un logiciel peut également être pertinente
La documentation officielle prévoit explicitement le cas des fournisseurs-formateurs parmi les formateurs externes susceptibles d’intervenir.
Cela est particulièrement utile lors de l’acquisition d’une machine, d’un logiciel spécialisé ou d’un équipement professionnel.
La facture doit cependant permettre d’identifier correctement la composante correspondant à la formation et le dossier doit respecter les conditions documentaires applicables.
Une prestation commerciale générale d’installation ne doit pas être artificiellement requalifiée en formation.
47. Une stratégie intelligente consiste à intégrer la formation dès le budget d’investissement
Prenons une entreprise qui achète un nouveau système de production.
Le projet coûte 100 000 €.
Elle prévoit également 8 000 € de formation du personnel.
Si l’entreprise considère ces 8 000 € uniquement comme un coût obligatoire à subir, elle n’optimise pas son projet.
Elle devrait immédiatement vérifier si tout ou partie de cette formation peut entrer dans son plan annuel de FPC et quelles pièces devront être demandées au fournisseur.
Cette démarche doit intervenir avant le paiement, car une facture mal libellée et l’absence de justificatifs deviennent plus difficiles à corriger plusieurs mois plus tard.
48. Former un salarié pendant les heures de travail peut être plus intéressant qu’on ne le croit
L’entreprise peut avoir l’impression de « perdre » simultanément deux fois :
elle paie le cours
et elle paie le salarié pendant qu’il n’est pas à son poste.
Mais le mécanisme de cofinancement reconnaît précisément ces deux composantes : le coût du prestataire et le coût salarial du participant peuvent entrer dans l’investissement éligible.
Le choix entre une formation pendant ou en dehors du temps de travail ne doit évidemment pas être dicté uniquement par cette aide.
Mais le coût réel de la formation doit être calculé correctement avant de considérer qu’elle est trop chère.
49. Peut-on demander au salarié de rembourser une formation s’il quitte l’entreprise ?
Sous certaines conditions, oui.
Le droit luxembourgeois prévoit qu’en cas de départ à l’initiative du salarié ou de licenciement pour faute grave, l’employeur peut demander le remboursement de certains investissements de formation professionnelle continue, à condition notamment que les formations aient été organisées dans le cadre d’un plan de formation conforme, qu’une demande d’aide financière étatique ait été introduite pour ces formations et que les frais concernent l’exercice en cours ou les trois exercices clôturés précédents.
Cette possibilité ne s’applique pas de la même manière à toutes les formations, notamment aux formations obligatoires de sécurité et santé au travail pour salariés désignés.
C’est un aspect rarement intégré à la stratégie de formation des PME.
50. Combien peut-on demander au salarié ?
Le mécanisme est dégressif.
L’ITM indique actuellement que l’employeur peut demander jusqu’à 100 % des frais concernés pour l’année en cours et l’exercice précédent, 60 % pour le deuxième exercice précédent et 30 % pour le troisième exercice précédent.
Mais le calcul ne s’arrête pas là.
Pour chaque exercice concerné, les aides publiques perçues doivent être retranchées, ainsi qu’un abattement forfaitaire de 1 240 € pour chaque exercice clôturé entrant dans le calcul.
L’entreprise ne peut donc pas recevoir une aide de l’État puis demander au salarié de rembourser comme si cette aide n’avait jamais existé.
51. Exemple : une formation de 10 000 € suivie peu avant une démission
Supposons une formation dont le coût restant supporté par l’entreprise est de 10 000 €, après prise en compte des aides correspondantes.
Si le salarié démissionne dans une période où le taux de 100 % est applicable, il ne faut pas automatiquement conclure que les 10 000 € seront intégralement récupérables.
Il faut appliquer les conditions légales, les aides reçues, l’abattement éventuel et le moment précis de la dépense.
La formule peut rapidement devenir suffisamment technique pour justifier une vérification juridique avant toute retenue ou réclamation.
52. Faut-il mettre une clause de remboursement dans le contrat ?
L’ITM recommande à l’employeur de préciser dans le contrat de travail les montants susceptibles d’être remboursés et les modalités correspondantes.
Lorsque le remboursement est effectivement dû, l’employeur et le salarié peuvent également convenir d’une répartition des remboursements mensuels sur une période allant jusqu’à trois ans.
Pour une formation coûteuse, une clause préparée correctement en amont est évidemment préférable à un conflit improvisé après la démission.
Pour les enjeux importants, la formulation devrait être validée juridiquement.
53. Les dix erreurs qui font perdre de l’argent
Une grande partie des problèmes ne vient pas de l’inéligibilité fondamentale de la formation mais de la manière dont le dossier a été géré.
Voici la seule checklist que je recommande réellement de conserver pour chaque exercice :
vérifier avant la formation qu’elle entre bien dans le dispositif ;
vérifier le statut du formateur externe ;
créer immédiatement une fiche de projet de formation ;
conserver les listes et attestations de présence ;
conserver toutes les factures et preuves bancaires de paiement ;
identifier immédiatement les participants potentiellement éligibles au taux salarial renforcé ;
récupérer les certificats CCSS dès qu’ils sont disponibles ;
faire intervenir la délégation du personnel lorsque la réglementation l’exige ;
utiliser le formulaire correspondant exactement à l’année concernée ;
54. Comment organiser l’année 2026 pour ne rien perdre ?
Pour une PME, je recommande une organisation beaucoup plus simple que la constitution rétroactive du dossier.
Pendant toute l’année 2026, chaque formation reçoit une référence interne et son dossier documentaire.
En janvier 2027, l’entreprise clôture son inventaire des formations.
À partir du 15 février, elle récupère les certificats CCSS nécessaires pour l’année complète précédente.
En mars et avril, elle calcule les coûts salariaux, contrôle les justificatifs et complète le formulaire officiel.
Au début de mai, le dossier devrait idéalement être entièrement terminé.
L’envoi peut alors intervenir suffisamment tôt avant la date impérative du 31 mai 2027.
Cette méthode réduit presque entièrement le stress administratif.
55. Pourquoi attendre mai est une mauvaise stratégie
Une seule formation peut nécessiter :
la facture,
l’extrait bancaire,
le programme,
une liste de présence,
une attestation du salarié,
des informations sur le formateur,
des justificatifs d’hôtel,
des justificatifs de voyage,
et des données relatives au statut du participant.
Imaginez cinquante formations.
Si l’entreprise commence à retrouver ces documents quatre mois après la clôture de l’année, le dossier peut devenir très difficile à reconstituer.
Le cofinancement devrait donc être intégré au fonctionnement administratif courant de l’entreprise et non traité comme une déclaration exceptionnelle annuelle.
56. Trouver les formations : lifelong-learning.lu
La plateforme lifelong-learning.lu ne sert pas uniquement à préparer les demandes de cofinancement.
Elle constitue également un portail de référence pour rechercher des formations et des organismes de formation au Luxembourg.
L’annuaire permet notamment d’examiner les offres disponibles selon différents domaines professionnels.
Page principale du cofinancement :
lifelong-learning.lu – Cofinancement de la formation
57. L’INFPC peut accompagner directement les entreprises
L’INFPC ne se contente pas de contrôler les dossiers.
Il organise également, avec le ministère et les chambres professionnelles, des séances d’information spécifiquement consacrées au cofinancement.
Une formation d’une journée est également proposée aux personnes responsables de la FPC dans les entreprises afin de leur apprendre à maîtriser le dispositif et la constitution de la demande.
Pour une entreprise qui prévoit plusieurs dizaines de formations par an, il peut être particulièrement rationnel qu’une personne interne maîtrise précisément cette procédure.
58. Contacts INFPC actuels
Pour les questions relatives au cofinancement, l’INFPC indique notamment :
cofinancement@infpc.lu
ainsi que plusieurs interlocuteurs spécialisés joignables directement.
Page officielle :
INFPC – Cofinancement de la formation en entreprise
Adresse :
INFPC
Immeuble CUBUS C2
2, rue Peternelchen
L-2370 Howald.
59. Liens officiels indispensables
Pour connaître les règles générales et calculer le cofinancement :
À propos du cofinancement de la formation
Pour télécharger le formulaire et vérifier les dates :
Pour connaître tous les frais pouvant entrer dans le calcul :
Pour les modes d’organisation :
Modes d’organisation des formations
Pour l’INFPC :
Pour les règles concernant un éventuel remboursement des frais par un salarié quittant l’entreprise :
ITM – Remboursement des frais de formation professionnelle continue
60. Comment SIMOURQ peut accompagner votre plan de formation et votre dossier de cofinancement
Pour beaucoup de petites entreprises, le problème n’est pas de savoir qu’une aide de 15 % existe.
Le problème commence ensuite.
Il faut identifier les formations.
Vérifier leur éligibilité.
Créer un plan annuel cohérent.
Classer les salariés.
Conserver les justificatifs.
Rassembler les factures.
Associer chaque facture à une preuve de paiement.
Suivre les présences.
Organiser les données.
Compléter correctement le formulaire et constituer le dossier avant la date limite.
SIMOURQ peut accompagner les PME et employeurs luxembourgeois dans cette partie administrative et documentaire du processus.
Notre intervention peut notamment porter sur l’organisation du plan de formation, la préparation de la documentation, le classement des projets, la rédaction des courriers et documents professionnels, la préparation des informations nécessaires au formulaire et la constitution structurée du dossier destiné à l’INFPC.
La décision d’éligibilité et le montant définitif du cofinancement restent naturellement de la compétence des institutions publiques concernées.
61. SIMOURQ peut également intervenir comme partenaire de formation
La formation peut également s’inscrire dans les activités professionnelles proposées par SIMOURQ.
Selon les besoins des entreprises, nos domaines comprennent notamment le numérique, le web, les outils professionnels, l’intelligence artificielle, la communication et la rédaction professionnelle, le graphisme et la production imprimée, les environnements POS et la digitalisation, ainsi que différents sujets professionnels correspondant à nos domaines de compétences.
Lorsqu’une entreprise souhaite organiser une formation destinée à ses salariés, il est possible de structurer la prestation avec un programme, des objectifs, des participants, des horaires et des justificatifs de réalisation adaptés à une véritable démarche professionnelle.
Toute prise en compte dans le dispositif public de cofinancement dépend toutefois des conditions légales applicables, du statut du prestataire et de l’acceptation ultérieure du dossier.
62. Formation et transformation numérique : penser les deux ensemble
Une entreprise n’a souvent pas seulement besoin d’acheter une technologie.
Elle doit apprendre à l’utiliser.
Installer un POS sans former le personnel peut conduire à des erreurs de caisse.
Créer un CRM sans former les commerciaux peut entraîner son abandon.
Mettre en place de nouveaux outils d’intelligence artificielle sans formation peut provoquer de mauvaises pratiques.
Créer un nouveau site e-commerce sans apprendre à l’équipe à administrer les produits, commandes et contenus maintient l’entreprise dépendante du prestataire.
La bonne stratégie peut donc consister à budgéter simultanément :
la technologie,
sa configuration,
et la formation des utilisateurs.
SIMOURQ peut intervenir précisément dans cette logique intégrée pour les projets correspondant à ses domaines d’activité.
63. La vraie économie ne vient pas seulement des 15 %
Le remboursement public constitue un avantage financier concret.
Mais une formation professionnelle réussie peut créer beaucoup plus de valeur que l’aide elle-même.
Supposons qu’une formation de 5 000 € permette à cinq collaborateurs d’économiser chacun quinze minutes de travail par jour pendant deux ans.
La valeur économique du temps récupéré peut largement dépasser le cofinancement.
De la même manière, former correctement un commercial, un designer, un comptable, un responsable de caisse ou un manager peut réduire les erreurs, accélérer le travail, améliorer l’expérience client et diminuer le turnover.
L’aide publique devrait donc être considérée comme un accélérateur de l’investissement en compétences, pas comme la seule justification de la formation.
64. Le critère le plus important : mesurer ce qui change après la formation
L’INFPC elle-même présente le plan de formation comme un processus comprenant non seulement l’identification et l’organisation des formations, mais aussi leur évaluation et leur utilité dans la situation de travail.
Une entreprise devrait donc demander après chaque formation :
Le salarié utilise-t-il réellement la compétence apprise ?
Travaille-t-il plus vite ?
Commet-il moins d’erreurs ?
Peut-il accomplir de nouvelles tâches ?
La formation a-t-elle permis d’augmenter la qualité ou le chiffre d’affaires ?
Sinon, l’entreprise risque de parfaitement optimiser administrativement son cofinancement tout en finançant des formations qui n’améliorent pas réellement son fonctionnement.
Conclusion : une entreprise luxembourgeoise ne devrait plus considérer la formation comme une dépense entièrement perdue
Le dispositif luxembourgeois de formation professionnelle continue est beaucoup plus intéressant qu’un simple remboursement de quelques factures.
L’État peut prendre en charge 15 % de l’investissement annuel éligible de l’entreprise. Certains coûts salariaux correspondant à des catégories particulières de salariés peuvent atteindre un taux de cofinancement de 35 %. L’investissement pouvant être retenu est plafonné à 20 % de la masse salariale pour les entreprises de 1 à 9 salariés, à 3 % pour celles de 10 à 249 salariés et à 2 % pour les entreprises de plus de 249 salariés.
Le dispositif peut intégrer non seulement les factures des organismes de formation, mais également les salaires des salariés pendant la formation, certains coûts de formateurs internes, les déplacements, hôtels et repas, certains logiciels de gestion des formations, certaines cotisations et le coût correspondant au réviseur lorsqu’il intervient selon le mécanisme prévu. La constitution du dossier bénéficie elle-même actuellement d’une prise en charge forfaitaire de 500 €.
En revanche, l’accès à cette aide exige de la discipline.
Une facture sans preuve bancaire peut être problématique.
Une formation sans présence documentée peut perdre son coût salarial.
Une formation réglementaire obligatoire peut être exclue.
Un cours à distance sans trace de participation peut ne pas être correctement justifié.
Et surtout, pour les formations réalisées au cours de l’année civile 2026, la demande doit actuellement être remise au plus tard le 31 mai 2027, sans possibilité annoncée de prolongation du délai.
SIMOURQ Business & Consulting
SIMOURQ peut accompagner les entreprises luxembourgeoises dans la structuration de leur politique de formation, la préparation du plan annuel, la rédaction et l’organisation documentaire, la classification des actions, la collecte et le contrôle des pièces nécessaires et la préparation administrative de leur dossier de cofinancement.
Nous pouvons également intervenir sur des projets de formation professionnelle correspondant à nos propres domaines de compétence et intégrer la formation dans des projets plus larges de digitalisation, POS, communication, intelligence artificielle, web, graphisme et développement professionnel.
L’objectif est double : développer les compétences dont votre entreprise a réellement besoin et éviter de laisser inutilisée une aide publique à laquelle vos investissements de formation pourraient être éligibles.
SIMOURQ